Gestion comptable

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Obligations comptables des associations

La loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation aux associations en matière de comptabilité. Cependant, tenir une comptabilité est indispensable, voire parfois obligatoire, pour les associations.

Pourquoi tenir une comptabilité ?

Il est recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons :

  • Démocratique  : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent.
  • Économique  : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de « suivre » et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement. Des états financiers sont indispensables pour demander une subvention.
  • Juridique  : pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés.

En outre, compter permet de comparer une année de fonctionnement à une autre, un service à un autre et aide à prévoir et assurer la pérennité de l’association et de ses objectifs.

Dans quels cas est-ce obligatoire ?

  • Les statuts de l’association peuvent contenir des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité, soit à la demande de l’assemblée générale, soit à la demande d’une autorité administrative, notamment en ce qui concerne les associations reconnues d’utilité publique.
  • Dès lors qu’elles vont bénéficier d’un agrément délivré par une autorité administrative, recevoir des subventions, exercer une activité économique particulière, employer du personnel salarié..., les associations seront tenues d’établir une comptabilité.
  • Enfin, toute association ayant une activité commerciale ou une activité imposable (à l’IS ou à la TVA notamment), est tenue de s’astreindre aux différentes obligations comptables.

Quelle comptabilité tenir ?

Selon la taille de l’association, les dirigeants tiendront :

  • soit une comptabilité de trésorerie (suivi chronologique des encaissements et des décaissements) 
  • soit une comptabilité d’engagements, dans le but de rendre compte aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs, de l’utilisation d’une cotisation, d’une libéralité (subvention, apport, don, etc).

Certaines associations sont soumises au nouveau plan comptable des associations et fondations (n°2018-06 du 5 décembre 2018) qu’elles doivent donc adopter pour la tenue et la présentation de leurs comptabilités.

La plupart des associations ne sont pas tenues par la loi ou un règlement d’établir des comptes annuels. Elles peuvent toutefois, pour des raisons notamment de transparence financière et de gestion, décider d’établir de tels comptes, que cette décision relève d’une clause de leurs statuts ou découle d’une décision ad-hoc (par exemple prise en assemblée générale).

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Nouveau plan comptable des associations

Le plan comptable des associations est une adaptation du plan comptable général. Le nouveau plan comptable n°2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif, est applicable aux associations concernées depuis le 1er janvier 2020.

Le nouveau plan comptable

Seules certaines associations sont soumises à ce nouveau plan comptable qu’elles doivent donc adopter pour la tenue et la présentation de leurs comptabilités. Les autres ne sont pas obligées de l’appliquer mais peuvent choisir de le faire.

Associations soumises au plan comptable

Les associations listées ci-dessous doivent :

  1. établir un plan de comptes conforme au plan de comptes issu du plan comptable général et à ses adaptations aux associations
  2. et tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour, et éventuellement plusieurs livres-journaux auxiliaires, un grand livre constitué par les comptes de l’association dans lesquels sont reportés les écritures des journaux et un livre d’inventaire, relevé de tous les éléments d’actif et de passif. Les comptes annuels devront être obligatoirement transcrits chaque année sur ce livre d’inventaire.
  • les associations bénéficiant d’une ou plusieurs aides publiques annuelles supérieures à 153 000 euros ou encore de dons dépassant ce même montant ;
  • les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3.100.000 euros, bilan de plus de 1.550.000 euros, effectifs dépassant 50 salariés (des obligations comptables renforcées, non détaillées ici, sont applicables aux associations dont l’effectif salarié est supérieur à 300 salariés et dont le montant du chiffre d’affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros),
  • les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée
  • les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros,
  • les associations reconnues d’utilité publique,
  • les organismes paritaires agréés,
  • les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une 
  • convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions),
  • les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté,
  • les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social,
  • les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais,
  • les organismes faisant appel à la générosité publique,
  • les groupements politiques et les associations de financement électoral,
  • les associations qui émettent des valeurs mobilières,
  • les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Associations non soumises au plan comptable

La plupart des associations ne sont pas tenues par la loi ou un règlement d’établir des comptes annuels. Elles peuvent toutefois, pour des raisons notamment de transparence financière et de gestion, décider d’établir de tels comptes, que cette décision relève d’une clause de leurs statuts ou découle d’une décision ad-hoc (par exemple prise en assemblée générale).

De telles associations ne sont pas obligées d’appliquer les règlements n° 99-01 et n°2018-06 de l’Autorité des normes comptables, même si elles peuvent, évidemment, décider de s’y référer.

Guide pratique des règles comptables

Afin d’accompagner les associations, fondations et fonds de dotation, le Haut Conseil à la vie associative (HCVA) a publié un guide pratique. Cet ouvrage explique les changements apportés par la nouvelle réglementation, décrit les méthodes et présente quelques exemples. Il est conçu comme une aide quotidienne aussi pédagogique que possible.

Ce guide pratique est en vente sur le site de la Documentation française.

Par ailleurs, le HCVA met à la disposition des comptables et trésoriers des associations des modèles de tableaux :

Chaque onglet correspond à un tableau (bilan actif-bilan passif-compte de résultat-compte de résultat par origine et destination COD - compte d’emploi des ressources CER - tableau de rapprochement entre le compte de résultat et le COD - contributions volontaires en nature et missions - tableaux de flux) soit 8 tableaux au total.

Valorisation comptable du bénévolat

Le bénévolat et les autres contributions volontaires en nature (mise à disposition de personnel, de salles, etc.) peuvent être comptabilisés dans les ressources propres s’ils font l’objet d’une valorisation dans les documents comptables de l’association.
Cette valorisation a pour objet de faire apparaître les aides que reçoit l’association, de même que les dépenses dont elle est dispensée. Il s’agit par exemple :

  • des secours en nature : mise à disposition éventuelle de personnel ;
  • des prestations en nature : mise à disposition de biens meubles ou immeubles (utilisation de locaux, d’installations municipales, de véhicules personnels des bénévoles et accompagnateurs, matériel spécifique sans facturation…) ;
  • du bénévolat : temps donné gracieusement par tous les bénévoles (dirigeants, responsables techniques…).

La valorisation n’est possible et acceptée que si elle est pratiquée selon les prescriptions de la réglementation comptable applicable aux associations. Effectivement, il faut que cette comptabilisation soit précise pour pouvoir être prise en compte ; elle ne doit pas seulement être estimée.

En savoir plus (guide pratique, modèles de document, etc.)

Pour être accompagné dans ces démarches, vous pouvez vous rapprocher d’une structure labellisée Guid’asso.

Formations à la comptabilité

Des formations à la comptabilité et à la gestion associative sont proposées dans tous les départements de la région.

Remboursement des frais de bénévoles

Les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, de timbres-poste, etc.).

Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l’association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais. Mais, il peut également préférer en faire un don à l’association et bénéficier ainsi de la réduction d’impôt sur le revenu via un reçu de don (si l’association est éligible à ce dispositif fiscal).

Qui est considéré comme bénévole ?

Un bénévole est une personne qui participe au fonctionnement et aux activités d’une association gratuitement : il accorde de son temps et fait bénéficier l’association de ses connaissances et de son savoir-faire sans contrepartie en argent ou en nature. Son activité associative ne peut donc pas l’enrichir, ni financièrement, ni matériellement.

« Le bénévolat se caractérise par la participation à l’animation et au fonctionnement d’un organisme sans but lucratif, sans contrepartie ni aucune rémunération (…). A cet égard, les joueurs membres d’une association sportive ne répondent pas à la définition fiscale du bénévolat puisque leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l’accès au sport qu’ils ont choisi de pratiquer ou d’enseigner. En revanche, les frais engagés par les entraîneurs, éducateurs ou arbitres strictement au titre de leur activité bénévole, ainsi que ceux supportés par les autres personnes bénévoles de l’association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d’ouvrir droit à l’avantage fiscal, par exemple pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive. S’agissant de la prise en compte de leurs frais, les bénévoles peuvent soit en demander le remboursement à l’association, soit y renoncer expressément et bénéficier de la réduction d’impôt (...) ».
Réponse du ministre de l’Économie et des finances à la question écrite n° 2118 posée par le député J. VALAX, JO AN 19.03.2013

Quels frais peuvent être remboursés ?

Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles, à la condition que ces frais correspondent à des dépenses qui sont :

  • réelles (la tâche aura due être accomplie),
  • justifiées (par une facture ou des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service),
  • engagées pour les besoins de l’activité associative,
  • et proportionnelles à cette activité (toute demande de remboursement qui présenterait un caractère somptuaire pourrait être considérée par l’administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts).

Lorsque ces conditions sont réunies, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l’association.

Comment procéder ?

Il est fortement conseillé à l’association de demander aux bénévoles d’établir des notes de frais, accompagnées des justificatifs originaux de ces frais, au centime d’euro près. Effectivement, tout remboursement supérieur aux frais réels ou sur des frais non justifiés pourra être perçu par l’administration du travail ou l’Urssaf comme une rémunération, et donc comme du travail dissimulé. Ceci entraînerait des conséquences financières importantes pour l’association (cotisations sociales, taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), ainsi que pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

L’association devra conserver ces justificatifs pendant au moins 4 ans.

Pour des raisons de simplification administrative, une association peut décider de rembourser ses bénévoles sur des bases forfaitaires et non pas aux frais réels. Cette méthode est à proscrire si l’approximation par rapport aux frais réellement engagés est difficile à prouver, mais elle pourra être intéressante pour les frais kilométriques et les forfaits repas. Pour ces frais, l’association devra rester dans la limite des barèmes fixés par l’administration au début de chaque année civile (barèmes disponibles sur le site des impôts ou sur celui de l’Urssaf.)

Attention : Si l’association est éligible au dispositif fiscal permettant d’émettre des reçus de dons à ses donateurs et qu’elle souhaite remettre un reçu fiscal à ses bénévoles qui renoncent au remboursement de leurs frais, elle devra utiliser le barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations :

  • véhicule automobile : 0,321 € par kilomètre parcouru (en 2019 déclaré en 2020)
  • vélomoteur, scooter, moto : 0,125 € par kilomètre parcouru (en 2019 déclaré en 2020).

Il est conseillé que l’instance dirigeante fixe clairement les règles internes à l’association pour le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ; ces règles seront ensuite communiquées aux bénévoles ou intégrées au règlement intérieur (s’il existe) pour favoriser la transparence.

Ces règles pourront notamment préciser : la nature des frais remboursables ; le plafond de remboursement ; le mode de calcul du remboursement ; la distinction éventuelle selon le statut personnel des bénévoles (par exemple, des frais remboursés uniquement pour les bénévoles qui sont étudiants et chômeurs) ; etc.

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Article : Dons / Mécénat

Mise à jour : janvier 2022